Technology: interne kennis-agent met Microsoft 365 Copilot
Een consultancy bouwt een agent op eerdere projecten, methoden en templates, zodat consultants sneller herbruikbare kennis vinden en nieuwe collega's sneller landen.
Business challenge
Consultants bij een adviesbureau zochten telkens opnieuw naar eerdere projecten, methoden en templates die ergens in de organisatie al bestonden. Nieuwe collega's kostte het weken om te ontdekken welke aanpak voor welk type klant werkte, en ervaren consultants herhaalden werk dat elders al was gedaan, simpelweg omdat ze het niet konden terugvinden.
Architectuur
Een declaratieve agent, later uitgebreid tot een Copilot Studio-agent voor meer maatwerk, ontsluit de interne kennisbank via Graph-connectors op projectarchieven en methodedocumentatie. Consultants stellen een vraag in Copilot Chat en krijgen een antwoord gegrond op eerdere projecten, met citaties naar het bronmateriaal. Herbruikbare output, zoals een samengestelde aanpak voor een nieuw voorstel, wordt vastgelegd in Copilot Pages zodat collega's die later kunnen hergebruiken en verder aanvullen. Voor complexere acties, zoals het automatisch samenstellen van een projectvoorstel uit meerdere bronnen, publiceert een Foundry-agent naar Teams.
Waarom deze keuze
De organisatie wilde eerst starten met een eenvoudige, declaratieve agent op bestaande content, en pas uitbreiden naar Copilot Studio of Foundry zodra de vraag daadwerkelijk om maatwerk of complexere acties vroeg. Die gefaseerde aanpak voorkwam dat er meteen een zware, pro-code oplossing werd gebouwd voor een probleem dat met grounding op bestaande content al grotendeels was opgelost.
Alternatieven
Een centrale wiki met handmatig onderhouden pagina's loste de vindbaarheid gedeeltelijk op, maar veroudert snel zonder toegewezen eigenaarschap en mist de conversationele laag die consultants toelaat een specifieke vraag te stellen in plaats van een hele pagina door te lezen.
Trade-offs
- Een declaratieve agent is eenvoudig op te zetten maar biedt minder maatwerk dan Copilot Studio voor complexere interacties.
- Een Foundry-agent voor geavanceerde acties vraagt meer ontwikkelcapaciteit dan de rest van de oplossing.
- Kennis uit oude, afgeronde projecten kan verouderd zijn; zonder periodieke curatie citeert de agent net zo makkelijk een achterhaalde aanpak als een actuele.
Microsoft-producten
Microsoft 365 Copilot (Copilot Chat, Pages), Copilot Studio, Microsoft Graph connectors, Microsoft Foundry (voor complexere agent-acties), Microsoft Teams.
Best practices
- Begin met een declaratieve agent op bestaande content voordat je investeert in Copilot Studio of Foundry.
- Wijs eigenaarschap toe over welke projecten en methoden in de grounding-scope vallen.
- Leg herbruikbare output vast in Copilot Pages in plaats van in losse chatgeschiedenis die verloren gaat.
Lessons learned
De grootste versnelling zat bij nieuwe consultants: onboarding die eerder weken kostte, verkortte merkbaar zodra ze zelf vragen konden stellen aan de kennis van het hele bureau in plaats van afhankelijk te zijn van wie er toevallig beschikbaar was. Zonder periodieke opschoning van het projectarchief begon de agent na verloop van tijd verouderde aanpakken even overtuigend te citeren als actuele, wat om een vast curatieritme vroeg.
Architectuur in beeld
Klik op een onderdeel voor toelichting
Consultant in Copilot Chat
Stelt een vraag over eerdere projecten en methoden.
Begin met een declaratieve agent op bestaande content; breid pas uit naar Copilot Studio of Foundry als de vraag daarom vraagt.
Gerelateerde content
Gerelateerde patterns